סידורי הושבה מתחילים אחרי שסוגרים את מספר המאשרים. מבררים מול האולם כמה שולחנות יש ומה הקיבולת של כל אחד, מחלקים את המוזמנים לקבוצות טבעיות — משפחה, חברים, עבודה — ומשבצים כל קבוצה לשולחן. חשוב לשבץ לפי מספר האנשים שאישרו בפועל ולא לפי מספר הרשומות, ולהשאיר כעשרה אחוזים מקומות רזרבה לשינויים של הרגע האחרון.
אין טעם להתחיל לפני שיש מספרים. הזמן הנכון הוא אחרי סבב אישורי ההגעה הראשון, כשכבר ידוע מי מגיע וכמה אנשים בכל רשומה — בדרך כלל כשבוע עד שבועיים לפני האירוע.
מי שמתחיל מוקדם מדי מוצא את עצמו מסדר מחדש את כל האולם אחרי כל ביטול.
זה תלוי בסוג השולחן ובאולם. שולחן עגול סטנדרטי מכיל בדרך כלל בין עשרה לשניים-עשר אורחים, ושולחן אבירים ארוך מכיל יותר. קבלו מהאולם את מספר השולחנות ואת הקיבולת המדויקת לפני שאתם מתחילים לשבץ.
עדיף להשאיר מקום פנוי אחד או שניים בכל שולחן מאשר לדחוס — תמיד מגיע מישהו שלא אישר.
במוזמן פורסים את השולחנות על מפת אולם וגוררים אורחים מהרשימה לשולחן. כל שולחן מציג כמה מקומות תפוסים מתוך הקיבולת שלו, כך שרואים מיד איפה יש עודף או חוסר.
אפשר לשבץ קטגוריה שלמה לשולחן בפעולה אחת, לשמור מקומות, ולסמן שולחן כמוכן כשסיימתם איתו. השיבוץ מבוסס על מספר האנשים שאישרו, לא על מספר הרשומות.
כשהסידור מוכן אפשר להדפיס אותו ישירות מהמערכת, ואפשר לייצא לאקסל בפורמט שמתאים למסירה לאולם או למפיק.
כדאי לשלוח את הגרסה הסופית לאולם יום-יומיים לפני האירוע, אחרי סבב התזכורות האחרון.
כן. מספר השולחן הוא אחד השדות שאפשר לשלב בהודעת וואטסאפ, כך שכל אורח מקבל את המספר שלו אישית.
משנים את הסטטוס ברשימה והשיבוץ מתעדכן. בדיוק בשביל זה כדאי להשאיר מקומות רזרבה ושולחן אחד גמיש.
כן, דרך שיתוף האירוע בהרשאות עריכה.