תכנון חתונה נפרס על כשנה, אבל רק חלק קטן ממנו דחוף. שנה לפני סוגרים תאריך ואולם; חצי שנה לפני את הספקים המרכזיים; שלושה חודשים לפני סוגרים את רשימת המוזמנים; חודש לפני שולחים הזמנות; שבועיים לפני יוצא סבב אישורי ההגעה, ושלושה ימים לפני התזכורת האחרונה שמייצרת את המספר הסופי לאולם.
| מתי | מה סוגרים |
|---|---|
| שנה לפני | תאריך, אולם, מספר התחייבות ראשוני |
| חצי שנה לפני | צילום, מוזיקה, עיצוב, רב או מסדר טקס |
| שלושה חודשים לפני | רשימת מוזמנים סופית, שמרו את התאריך לחו״ל |
| חודש לפני | שליחת ההזמנות, סגירת תפריט |
| שבועיים לפני | סבב אישורי הגעה |
| שבוע לפני | סידורי הושבה לפי המאשרים |
| 3 ימים לפני | תזכורת אחרונה, ואז מספר סופי לאולם |
| יום לפני | אריזה, תשלומים אחרונים, אישור מול הספקים |
| יום האירוע | תזכורת עם ניווט לאורחים |
כל שלב מזין את הבא אחריו. סידורי הושבה לפני אישורי הגעה הם עבודה שתיזרק; מספר סופי לאולם לפני התזכורת האחרונה הוא ניחוש שתשלמו עליו.
ההיפוך הנפוץ ביותר הוא התחלת הושבה מוקדם מדי. אפשר להתחיל לחשוב על קבוצות, אבל שיבוץ בפועל מתחיל רק כשיש מספרים.
זה החלק הצפוף ביותר, וגם היחיד שאפשר להפוך לאוטומטי. סבב אישורי הגעה, סינון מי שלא ענה, תזכורת ממוקדת, ואז ספירת נפשות.
בשיטה הרגילה זה שבועיים של טלפונים בערבים ורשימה שמתעדכנת בכתב יד. במוזמן אפשר לתזמן את הסבבים מראש, לראות בכל רגע מי אישר ומי לא, ולשלוח תזכורת רק למי שלא ענה.
רוב הזוגות מתחילים כשנה לפני, כי תאריכים מבוקשים באולמות נסגרים מראש. אפשר גם בפחות זמן, אבל אז טווח הבחירה קטן יותר.
רצוי שלושה חודשים לפני, כדי שההזמנות ייצאו בזמן. תוספות של הרגע האחרון תמיד יהיו, ואפשר לשלוח להן בנפרד.
אחרי סבב אישורי ההגעה הראשון, בדרך כלל כשבוע לפני. לפני זה אין מספרים אמיתיים לשבץ לפיהם.