שליחת אישורי הגעה בוואטסאפ נעשית בערוץ העסקי הרשמי של וואטסאפ, עם תבנית הודעה שאושרה מראש. מעלים את רשימת המוזמנים, בוחרים תבנית הזמנה עם תמונה ופרטי האירוע, ושולחים לכל הרשימה בבת אחת. כל אורח מקבל הודעה אישית עם שלושה כפתורים — כן אני אגיע, לצערי לא, ועדיין לא יודע — והתשובה מתעדכנת ברשימה אוטומטית, בלי שתצטרכו לרשום דבר.
האורח מקבל הודעת וואטסאפ רגילה בשיחה שלו — לא קישור לאתר חיצוני ולא אפליקציה להתקין. מתחת להזמנה מופיעים שלושה כפתורים: אישור הגעה, סירוב, ועדיין לא יודע. לחיצה על אחד מהם מעדכנת את הרשימה שלכם מיד.
מי שמעדיף פשוט לענות בהודעה — יכול. אין שום דבר שהאורח צריך ללמוד.
המערכת מזהה תשובות בעברית חופשית ומסווגת אותן לבד. מילים כמו כן, אגיע, מגיע, נגיע, בטח או ברור נספרות כאישור; לא אגיע, לא נוכל או לצערי לא כסירוב; ואולי, עדיין לא יודע, לא בטוח או אחזור אליך מסומנות כתשובה לא סופית, כדי שתדעו למי לחזור בסבב הבא.
הזיהוי מבוסס על מילות מפתח ודפוסים בעברית, ולא על בינה מלאכותית — כלומר הוא צפוי, ואותה תשובה תסווג תמיד באותה צורה.
רשומה אחת ברשימה היא לרוב יותר מאדם אחד. לכן מיד אחרי שאורח מאשר הגעה, המערכת שולחת לו שאלת המשך — כמה אנשים תגיעו — וקוראת את המספר מהתשובה, גם כשהוא נכתב במילים.
מי שאישר אך לא מסר מספר מקבל תזכורת נוספת מאוחר יותר. כך המספר שאתם מתחייבים עליו מול האולם מבוסס על אנשים בפועל, ולא על מספר הרשומות ברשימה.
הרשימה מסמנת בכל רגע מי אישר, מי סירב, מי ענה אולי ומי עדיין לא הגיב. אפשר לסנן לפי סטטוס ולשלוח סבב תזכורת רק למי שלא ענה, במקום להטריד את כולם שוב.
אם הודעה נכשלה בשליחה, המערכת מנסה שוב אוטומטית עד שלוש פעמים, וסטטוס כל הודעה מוצג בנפרד — נשלחה, נמסרה, נקראה או נכשלה.
לא. ההזמנה מגיעה כהודעת וואטסאפ רגילה, והאורח מאשר בלחיצה על כפתור או בתשובה בהודעה. אין אפליקציה להתקין, אין הרשמה ואין צורך להיכנס לקישור.
ההודעות נשלחות בערוץ העסקי הרשמי של וואטסאפ, עם תבניות הודעה שעוברות אישור מראש — ולא דרך אוטומציה של חשבון וואטסאפ אישי או תוסף לדפדפן. לכן ההזמנות מגיעות מזהות עסקית מאומתת, ואין סיכון שהחשבון הפרטי שלכם ייחסם.
אם מקבל ההודעה משיב שמדובר בטעות, הרשומה מסומנת בהתאם כדי שלא תמשיכו לשלוח לאותו מספר, ותוכלו לתקן אותו ברשימה.
כן. אפשר לתזמן הודעות לתאריך ושעה עתידיים — למשל שמרו את התאריך, ההזמנה עצמה ותזכורת לפני האירוע. לפני שליחה מתוזמנת נשלח אליכם אישור, כדי ששום דבר לא יצא בלי ידיעתכם.