בישראל נהוג לשלוח את ההזמנה לחתונה כארבעה עד שישה שבועות לפני האירוע. לאורחים מחו״ל שולחים שמרו את התאריך כשלושה חודשים מראש. אחרי ההזמנה שולחים סבב אישורי הגעה כשבועיים לפני, ותזכורת אחרונה שניים-שלושה ימים לפני — זה הסבב שמייצר את המספר הסופי שתתחייבו עליו מול האולם.
| מתי | מה שולחים | למה |
|---|---|---|
| 3 חודשים לפני | שמרו את התאריך | בעיקר לאורחים מחו״ל ולמי שצריך לתכנן נסיעה |
| 4–6 שבועות לפני | ההזמנה עצמה | מספיק זמן לתכנן, לא מוקדם מדי כדי שישכחו |
| שבועיים לפני | סבב אישורי הגעה | כאן מתחילים לקבל מספרים אמיתיים |
| 2–3 ימים לפני | תזכורת אחרונה | סוגרת את מי שלא ענה ומייצרת את המספר הסופי |
| יום האירוע | תזכורת עם ניווט | שעה, כתובת וקישור ניווט למקום |
הזמנה שמגיעה חודשיים מראש נקראת, ואז נשכחת. האורח לא סוגר את התאריך ביומן כי זה עוד רחוק, וכשמגיע השבוע של האירוע הוא כבר לא זוכר את הפרטים.
ארבעה עד שישה שבועות הוא הטווח שבו האורח עדיין מספיק לתכנן, אבל האירוע כבר קרוב מספיק כדי שיסמן אותו.
בדרך כלל שתיים מספיקות: סבב אישורי הגעה כשבועיים לפני, ותזכורת אחת ממוקדת רק למי שלא הגיב, יומיים-שלושה לפני האירוע.
חשוב שהתזכורת תלך רק למי שלא ענה. סינון לפי סטטוס חוסך שליחה מיותרת למי שכבר אישר — וזה ההבדל בין תזכורת מועילה לבין הטרדה.
רוב האולמות מבקשים מספר סופי בין שבעים ושתיים לארבעים ושמונה שעות לפני האירוע. לכן התזכורת האחרונה צריכה לצאת לפני החלון הזה, לא בתוכו.
המספר שמוסרים הוא מספר האנשים שאישרו בפועל — לכן חשוב שהמערכת תשאל כמה אנשים מגיעים מכל רשומה, ולא רק אם מגיעים.
כשלושה חודשים לפני האירוע, ובעיקר לאורחים שצריכים לתכנן נסיעה או חופשה. לאירוע מקומי אפשר לוותר עליו.
כן. אפשר להגדיר לכל הודעה תאריך ושעה מראש — שמרו את התאריך, ההזמנה, התזכורות ותזכורת יום האירוע — ולקבל אישור לפני כל שליחה.
מוסיפים אותם לרשימה ושולחים להם בנפרד. אין צורך לשלוח שוב לכל הרשימה.